Karriere

Bei VACAYA sind wir auf einer spannenden Reise, um eine der innovativsten Reisemarken der Welt zu schaffen. Während wir wachsen, werden wir ein fantastisches Team aus Einzelpersonen zusammenstellen, die die wahre Bedeutung von Teamarbeit verstehen.

Die Grundwerte von VACAYA prägen die tägliche Führung unseres Unternehmens. Wir streben danach, rücksichtsvoll, großzügig, neugierig, mutig, flexibel, gnädig und dankbar zu sein und vor allem das Richtige zu tun … füreinander, für unsere Gäste und für unsere Industriepartner. Wir alle hier bei VACAYA machen diese Arbeit aus Freude an der Kreation und Ausführung. Wir sind immer ein Team – wir arbeiten zusammen, um die Mission und Vision von VACAYA zum Leben zu erwecken.

UNSERE MISSION
Um die Urlaubsträume aller Erwachsenen zu erfüllen, die an „Liebe ist Liebe“ glauben, durch unser Engagement für hochgradig personalisierten, erstklassigen Service, qualitativ hochwertige Erlebnisse und ein unübertroffenes Preis-Leistungs-Verhältnis.

UNSERE VISION
Wir sind überzeugt, dass ein beständiges, ethisches und qualitativ hochwertiges Miteinander mit unseren Gästen, Geschäftspartnern, Mitarbeitern und der Gemeinschaft zu loyalen und langfristigen Beziehungen führt. VACAYA setzt sich dafür ein, die Welt zu einem besseren Ort zu machen, indem es Gäste dazu inspiriert, sich ehrenamtlich zu engagieren, zu spenden und das menschliche Verständnis für die weniger Glücklichen in den Gemeinden, die wir rund um den Globus besuchen, zu fördern. Unser Erfolg wird an Gästen gemessen, die immer wieder zu uns zurückkehren und ihre Freunde und Familie dazu ermutigen, VACAYA ebenfalls zu erleben.

Bei VACAYA sind die Persönlichkeit und die kulturellen Neigungen jedes einzelnen Teammitglieds ebenso wichtig wie seine Fähigkeiten. Vacayaner sind freundlich, klug, vorausschauend, intuitiv, leidenschaftlich und werden in der gesamten Branche respektiert.

Unsere Hoffnung ist es, mit Menschen zusammenzuarbeiten, die gleichermaßen über eine rechte (Kreativität) und eine linke Gehirnhälfte (Logik) verfügen – und die in der Lage sind, dem VACAYA-Erlebnis ein magisches Flair zu verleihen und gleichzeitig unser Geschäft im Auge zu behalten.

Sobald Stellen verfügbar werden (und dies auch der Fall sein wird), schauen Sie bitte hier noch einmal vorbei, um spezifische Details und Anweisungen zur Einreichung zu erhalten.

OFFENE POSITIONEN

Titel: Direktor für Finanzen und Vertriebsinnovation, VACAYA

Standort: McLean, Virginia, USA

Berichtet an: CEO und CMO

Beschäftigungsart: Vollzeit

Über VACAYA

VACAYA ist ein gemeinschaftsorientiertes Reiseunternehmen, das sich auf sorgfältig zusammengestellte Komplettreisen mit Schiffen und Resorts spezialisiert hat. Wir legen Wert auf exzellenten Gästeservice, datengestütztes Umsatzwachstum und disziplinierte Finanzgeschäfte, die eine nachhaltige Expansion unterstützen.

Rollenübersicht

VACAYA sucht einen engagierten Direktor für Finanzen und Vertriebsinnovation, der die Verantwortung für alle Finanzgeschäfte übernimmt und gleichzeitig unsere Vertriebs- und Gästeserviceteams leitet, um herausragende Ergebnisse zu erzielen. Diese hybride Rolle vereint die gesamte Bandbreite der Finanzverantwortung für kleine Unternehmen (Buchhaltung, Zahlungen, Lohnbuchhaltung, Kreditkartenabwicklung, Abstimmungen und Steuerberichterstattung, einschließlich der Bearbeitung von 1099-Formularen) mit der strategischen und operativen Führung des Vertriebs/Gästeservices unter Verwendung von RezMagic und ZenDesk. Der ideale Kandidat ist detailorientiert, verfügt über fundierte Buchhaltungskenntnisse, Erfahrung mit Zahlungssystemen und nachweisliche Führungserfahrung im Vertrieb von Reise-, Hotel- oder Konsumgüter-/Lifestyle-Marken.

Wichtigste Doppelverantwortlichkeiten

Finanzoperationen

• Eigenverantwortliche Durchführung der täglichen Finanzgeschäfte: Buchhaltung, Kreditoren-/Debitorenbuchhaltung, Rechnungsstellung, Bankabstimmungen, Cash-Management und Monatsabschluss.
• Verwalten Sie alle eingehenden und ausgehenden Zahlungen: Lieferantenzahlungen, Rückerstattungen, Gästezahlungen, Reisebüroprovisionen (einschließlich der Berechtigung zum Erhalt von Provisionen auf der Grundlage der festgelegten Kriterien) und interne Überweisungen.
• Überwachung der Kreditkartenverarbeitungssysteme und der Händlerbeziehungen; Sicherstellung einer sicheren, PCI-konformen Verarbeitung und Abstimmung der Kartentransaktionen.
• Pflege und Abstimmung von Händlerkonten, Zahlungsportalen und externen Reiseplattformen.
• Sie überwachen die Lohn- und Gehaltsabrechnung oder stimmen sich mit dem Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleister ab, um eine zeitnahe und korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die dazugehörigen Steuererklärungen sicherzustellen.
• Überwachung der Gesundheits- und 401K-Initiativen von VACAYA für alle Mitarbeiter.
• Erstellung und Präsentation präziser monatlicher Finanzberichte, Cashflow-Prognosen und Abweichungsanalysen für die Geschäftsleitung.
• Verwaltung des Forderungsmanagements und der Zahlungspläne für Reisende; Klärung strittiger Gebühren und Rückbuchungen.
• Erstellen Sie Gewinn- und Verlustrechnungen für jede VACAYA-Veranstaltung.
• Verwaltung der Erstellung und Einreichung von 1099-Formularen; Koordination mit externen Wirtschaftsprüfern für die Steuerberichterstattung zum Jahresende, die Körperschaftsteuererklärungen und die Unterstützung bei Betriebsprüfungen.
• Interne Finanzkontrollen, Richtlinien und Dokumentationen implementieren und pflegen, um Vermögenswerte zu schützen und die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.
• Pflege der Beziehungen zu Banken, Versicherern, Lohn- und Gehaltsabrechnungs-/Sozialleistungsanbietern, externen Buchhaltern, Steuerberatern und den einzelnen Bundesstaaten, in denen Lizenzen und Bürgschaften für Reiseveranstalter erforderlich sind.
• Leitung der Budgetierungs- und Prognoseprozesse; Erstellung von Szenarioanalysen zur Unterstützung von Preisgestaltung, Werbeaktionen und Investitionen in neue Produkte.
• Sicherstellung der Integrität des Hauptbuchs, des Kontenplans und der Finanzprozesse; Überwachung des Buchhaltungspersonals oder von Auftragnehmern.
• Sicherstellung der Einhaltung der geltenden staatlichen und bundesstaatlichen Finanzvorschriften, der Umsatzsteuerpflichten und der branchenspezifischen Berichtspflichten für die Reisebranche.

Innovation und Führung im Vertrieb und Gästeservice

• Entwicklung und Umsetzung von Vertriebsstrategien und -taktiken zur Erreichung/Übererfüllung der Umsatzziele durch die Ansprache von Reisebüros, Partnern und Direktkunden. Das Unternehmen bei Branchen- und Handelsveranstaltungen vertreten.
• Leitung, Coaching und Management von Vertriebs- und Gästeserviceteams: Einstellung, Schulung, Einsatzplanung, Leistungsbeurteilungen und Problemlösung.
• Eigene Leistungskennzahlen und Berichtsfrequenz (tägliche/wöchentliche/monatliche Verkaufsberichte); Daten in umsetzbare Strategien übersetzen.
• Verwaltung von Vertriebstechnologien und -workflows: RezMagic (E-Commerce/Reservierungen), ZenDesk (Gästeanfrage-Tracking), Grasshopper oder vergleichbare Telefonsysteme und zugehörige Tools.
• Überwachung der Interaktionen im Kundenservice: Reaktion auf eskalierte Probleme von Mitarbeitern/Gästen.
• Interagiert aktiv mit Gästen, indem eingehende Anrufe und Anfragen bei Bedarf bearbeitet werden, um eine reibungslose Vertretung der Teammitglieder zu gewährleisten und eine enge Verbindung zum Feedback, den Bedürfnissen und der Zufriedenheit der Gäste aufrechtzuerhalten.
• Überwachung von Verkaufsprüfungen und Datenintegrität:
  • Führen Sie die Passagierlisten für Kreuzfahrten/Resorts und die Gästelisten.
  • Reservierungen, Schiffsbestand und Preisgestaltung prüfen
  • Durchführung von Provisionsprüfungen für Reisebüros und Maßnahmen gegen Abwerbeversuche
• Jährliches Wachstum der Anzahl produktiver Reisebüromitarbeiter erzielen.
• Aufbau und Pflege starker Beziehungen zu führenden Reisebüros und Partnervertriebskanälen; Zuweisung und Überwachung von Agentenbeziehungen innerhalb des Teams.
• Sicherstellung der Einhaltung und Kommunikation der Gäste- und Agentenrichtlinien; Erstellung und Pflege von Richtliniendokumenten.
• Unterstützen Sie den Gästeservice an Bord/im Resort bei der Teilnahme an Veranstaltungen/Reisen.
• Arbeiten Sie mit dem Marketing zusammen, um Werbestrategien, Preisgestaltung und Kampagnen aufeinander abzustimmen, die zu Konversionen führen. Dem CMO werden die angeforderten Verkaufsberichte zur Verfügung gestellt, die als Grundlage für Vertriebs- und Marketingstrategien dienen.
• Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und der Bereitstellung von Hardware/Software für das Team.
• Leitung oder Mitwirkung an Sonderprojekten (Einführung neuer Produkte, Systemimplementierungen, Prozessreengineering).
• Überwachung der Zustellung von E-Mail-Listen, die aus Kundeneinsendungen bei Marketingveranstaltungen generiert werden.

Funktionsübergreifend & strategisch

• Als vertrauenswürdiger Geschäftspartner des CEO, CMO und der Geschäftsleitung integrieren Sie finanzielle Erkenntnisse in die Vertriebsstrategie.
• Förderung einer funktionsübergreifenden Abstimmung zwischen Finanzen, Vertrieb, Marketing, Gästeerlebnis und Betrieb.
• Empfehlungen und Umsetzung von Prozess- und Systemverbesserungen (Automatisierung von Zahlungen, Reporting-Dashboards, Betrugsprävention).
• Gewährleisten Sie die Einhaltung der besten Verfahren zum Schutz der Datenschutzrechte und zur Datensicherheit der Finanzdaten der Gäste.

Anforderungen

• Mindestens 5 Jahre kombinierte Erfahrung in den Bereichen Finanzen/Rechnungswesen und Vertriebsleitung; oder eine gleichwertige Kombination relevanter Erfahrung.
• Solide Buchhaltungs- und Rechnungswesenkenntnisse: Hauptbuchführung, Abstimmungen, Monatsabschluss, Finanzberichte, Lohn- und Gehaltskoordination sowie Steuerberichterstattung (1099s, Jahresabschluss).
• Erfahrung mit Zahlungsabwicklungssystemen, Händlerdienstleistungen, PCI-Konformität und Chargeback-Bearbeitung.
• Nachweislich erfolgreiche Vertriebsleitungserfahrung mit messbaren Erfolgen beim Erreichen/Übertreffen von Zielvorgaben; Vorerfahrung in den Bereichen Reisen, Gastgewerbe, Konsumgüter oder Lifestyle-Marken wird dringend empfohlen.
• Praktische Erfahrung mit RezMagic (oder ähnlichen Reservierungs-/E-Commerce-Plattformen) und ZenDesk (oder ähnlichen Gästeanfrage-/CRM-Systemen); Vertrautheit mit Callcenter-Abläufen und Telefonsystemen (z. B. Grasshopper).
• Starke analytische Fähigkeiten und Erfahrung in der Erstellung und Pflege von Vertriebs- und Finanzberichten sowie Dashboards.
• Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten; Fähigkeit, auf allen Ebenen, einschließlich der Führungsebene, Einfluss zu nehmen.
• Hoch organisiert, detailorientiert, mit ausgeprägten Problemlösungsfähigkeiten und der Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld Prioritäten zu setzen.
• Kenntnisse im Umgang mit Buchhaltungssoftware (z. B. QuickBooks Online, Xero), Excel/Google Sheets und modernen SaaS-Tools.
• Ein Bachelor-Abschluss in Finanzen, Rechnungswesen, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich ist wünschenswert; eine CPA-Zertifizierung oder eine vergleichbare Qualifikation ist von Vorteil.
• Teamplayer mit Integrität, Verantwortungsbewusstsein und ausgeprägtem Teamgeist.

Vergütung und Zusatzleistungen

• Attraktives Gehalt (entsprechend der Berufserfahrung) + Leistungsprämien.
• Das Leistungspaket (Krankenversicherung, bezahlter Urlaub, Reisevergünstigungen usw.) wird im Rahmen des Vorstellungsgesprächs detailliert beschrieben.
• Hybrides Arbeitsmodell mit verpflichtenden Präsenztagen im Büro, Homeoffice-Tagen und gelegentlichen Reisen zu Veranstaltungen/Ausflügen.

So bewerben Sie sich

Bitte senden Sie einen Lebenslauf, Ihre Social-Media-Handles und ein kurzes Anschreiben, in dem Sie Ihre relevanten Führungserfahrungen im Finanz- und Vertriebsbereich, Ihre Kenntnisse von RezMagic und ZenDesk sowie eine Zusammenfassung der von Ihnen verwalteten Zahlungs-/Händlersysteme hervorheben, an info@myvacaya.com . Betreff: Position als Direktor für Finanz- und Vertriebsinnovation

VACAYA ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Wir begrüßen Bewerberinnen und Bewerber mit unterschiedlichem Hintergrund und vielfältigen Lebenserfahrungen.